Copilot Chat vs Copilot Pages vs Copilot Notebooks: quale scegliere e quando usarlo

Microsoft ha progressivamente ampliato l'offerta di Copilot introducendo nuove funzionalità che vanno ben oltre la classica interazione basata su prompt e risposte. Oggi gli utenti possono scegliere tra strumenti pensati per esigenze differenti: ottenere rapidamente informazioni attraverso una conversazione, sviluppare contenuti collaborativi o organizzare informazioni e conoscenza all'interno di un workspace dedicato.

In questo articolo vedremo cosa sono Copilot Chat, Copilot Pages e Copilot Notebooks, quali differenze esistono tra loro e, soprattutto, quando conviene utilizzare ciascuno di questi strumenti.

Pur facendo parte dello stesso ecosistema, questi strumenti rispondono a esigenze diverse e possono essere utilizzati in modo complementare.

Poiché Copilot Chat rappresenta il punto di partenza dell'utilizzo di Copilot ed è già ampiamente conosciuta, ci soffermeremo soprattutto su Pages e Notebooks.

Quando la chat non basta più

Originariamente, Copilot era progettato principalmente attorno alla chat. L'interazione seguiva un modello lineare: l'utente poneva una domanda, Copilot generava una risposta e il dialogo proseguiva attraverso iterazioni successive.

Con il tempo è emerso però un limite piuttosto evidente, ovvero molte attività lavorative non consistono in un solo Q&A.

Pensiamo, ad esempio, a un progetto cliente, a una proposta commerciale o alla gestione di una gara d'appalto. In tutti questi casi il valore non risiede nel singolo prompt, ma nella capacità di conservare nel tempo informazioni, decisioni e contenuti.

È proprio da questa esigenza che nascono Pages e Notebooks.

Copilot Chat: il punto di partenza

Copilot Chat rappresenta l'esperienza più immediata ed è il luogo in cui si interagisce direttamente con l'intelligenza artificiale attraverso una conversazione.

I suoi scopi sono molteplici:

• generare contenuti

• effettuare ricerche

• sintetizzare informazioni

• ottenere spiegazioni

• analizzare documenti

È perfetto quando il bisogno è immediato e ben definito: la chat è veloce, intuitiva e ideale per attività puntuali. Tuttavia, il risultato finale rimane spesso confinato all'interno del flusso conversazionale che lo ha generato.

Copilot Pages: quando una conversazione diventa un contenuto

Copilot Pages si basa sulle tecnologie di Microsoft Loop e ne eredita gran parte delle funzionalità collaborative, consentendo di creare contenuti persistenti, modificabili e condivisibili in real time.

La logica è molto semplice:

Chat = conversazione

Pages = contenuto

Una risposta dalla Copilot Chat particolarmente utile può essere trasformata in una pagina e diventare il punto di partenza di un documento condiviso.

Quando usare Pages

Pages è particolarmente utile quando il risultato della conversazione deve diventare qualcosa di riutilizzabile, ad esempio per:

• brainstorming

• workshop

• documentazione

• executive summary

In altre parole, Pages rappresenta il punto di passaggio tra la conversazione con l'AI e la collaborazione con il team.

Come creare una Copilot Page

Attualmente esistono diverse opzioni per creare una Copilot Page:

• Da una risposta di Copilot Chat (metodo consigliato): è la modalità più immediata e documentata. Dopo aver ottenuto una risposta da Copilot, è possibile selezionare Modifica in Pages e trasformare il risultato della conversazione in una pagina che potrà essere ulteriormente aggiornata, condivisa e riutilizzata.

• Dalla Copilot Library: un secondo metodo consiste nell'accedere direttamente alla Copilot Library, dove è possibile creare una nuova pagina e gestirne il contenuto in modo indipendente da una specifica conversazione. La Library rappresenta inoltre il punto centralizzato da cui recuperare pages create in precedenza o condivise da altri utenti.

Nota: Microsoft documenta la possibilità di creare Pages tramite prompt come "Create a page..." o "Generate a page..."; tuttavia la funzionalità potrebbe non essere disponibile in tutti i tenant. La documentazione Microsoft associa questo comportamento alle AI capabilities (probabilmente Draft page or code, che al momento non risulta visibile in tutte le esperienze Microsoft 365 Copilot).

Disponibilità e licensing

Gli utenti di Copilot Pages devono solo poter disporre di una licenza OneDrive e di un sito OneDrive attivo. I contenuti vengono archiviati nei contenitori SharePoint Embedded utilizzati anche da Microsoft Loop e sono soggetti alle normali policy di sicurezza, conformità e governance di Microsoft 365. Per maggiori dettagli è possibile consultare Requirements for Copilot Pages and Copilot Notebooks.

Copilot Notebooks: il contesto diventa protagonista

Se Pages rappresenta l'evoluzione della chat verso un documento condivisibile e modificabile, Notebooks introduce un livello successivo: uno spazio di lavoro dedicato in cui concentrare tutto ciò che serve per uno specifico argomento o progetto. Microsoft descrive Copilot Notebooks come un ambiente che consente a Copilot di operare sempre all'interno di un contesto ben definito.

Un Copilot Notebook può essere alimentato con:

• documenti Word

• presentazioni PowerPoint

• fogli Excel

• email

• meeting notes

• Copilot Pages

• file SharePoint

• link e altri riferimenti

Oltre a definire le fonti da utilizzare, è possibile anche personalizzare il comportamento di Copilot attraverso istruzioni personalizzate, specificando ad esempio tono, stile di scrittura, struttura delle risposte o formati preferiti. Tra le features più interessanti è importante citare l'Audio Overview, che permette di ottenere una sintesi audio dei contenuti presenti nel Notebook e consultarli anche mentre si è in mobilità.

Mentre nella Chat il contesto è determinato principalmente dalla conversazione corrente, nel Notebook il contesto è costruito deliberatamente dall'utente. Copilot lavora quindi su un insieme puntuale di informazioni, istruzioni e riferimenti, producendo risposte più coerenti con lo scenario e gli obiettivi del progetto.

Quando usare Notebooks

Notebooks diventa particolarmente utile quando è necessario lavorare su un insieme definito di materiali e fonti.

Ad esempio:

Preparazione di una proposta commerciale

Raccogliendo:

• documentazione del cliente

• meeting notes

• email

• documentazione tecnica

• eventuali Copilot Pages create durante le fasi preliminari

Gestione di un progetto

Concentrando in un unico spazio:

• deliverable

• presentazioni

• decisioni emerse nelle riunioni

• report di avanzamento

• documentazione tecnica

Come creare un Copilot Notebook

Attualmente esistono due modalità principali per creare un Copilot Notebook.

• Dall'area "Blocchi appunti" di Microsoft 365 Copilot: è il metodo più immediato e visibile all'interno della UI di Copilot. Dal menu laterale è possibile accedere alla sezione Blocchi appunti e selezionare Nuovo blocco appunti, creando così un nuovo Notebook da utilizzare come contesto dedicato per un progetto, un'iniziativa o un'attività specifica. Una volta creato, sarà possibile aggiungere documenti, email, note, Copilot Pages e altri riferimenti che Copilot utilizzerà per generare risposte contestualizzate.

• Copilot Notebooks può essere creato anche direttamente da OneNote, da cui è possibile avviare la creazione di un Notebook di Copilot. In questo caso il Notebook viene gestito all'interno dell'ambiente OneNote, consentendo di sfruttare contemporaneamente le funzionalità di organizzazione delle note e le capacità di ragionamento contestuale offerte da Copilot.

Disponibilità e licensing

In origine Copilot Notebooks era disponibile esclusivamente per gli utenti dotati di licenza Microsoft 365 Copilot. Con l'annuncio MC1384425, Microsoft ha esteso la funzionalità anche agli utenti che utilizzano Copilot Chat (Basic), ampliando significativamente la platea di utilizzatori. Rimane comunque necessario disporre dei servizi SharePoint Online o OneDrive, utilizzati per l'archiviazione dei Notebook.

La differenza in una tabella

Quindi quale scegliere?

La risposta corretta è:

tutti e tre!

Non sono strumenti concorrenti.

Sono strumenti complementari.

Il flusso ideale spesso è il seguente:

Copilot Chat
        ↓
Copilot Pages
        ↓
Copilot Notebooks

• si parte da una conversazione;

• si trasformano le idee in contenuti;

• si organizza il tutto in uno spazio di lavoro persistente.

È una progressione che riflette perfettamente l'evoluzione di Microsoft 365 Copilot.

Da semplice assistente conversazionale, Copilot sta diventando sempre più una piattaforma in grado di accompagnare l'intero ciclo di vita del lavoro: dall'idea iniziale alla costruzione della conoscenza condivisa.

Conclusione

Per molto tempo abbiamo pensato all'AI come a uno strumento a cui fare domande.

Oggi Microsoft sta introducendo un approccio diverso.

Non si tratta più soltanto di ottenere una risposta migliore.

Si tratta di costruire contesto, organizzare conoscenza e collaborare con l'AI in modo continuativo.

Copilot Chat aiuta a pensare.

Copilot Pages aiuta a strutturare.

Copilot Notebooks aiuta a mantenere e valorizzare il contesto nel tempo.

Ed è probabilmente proprio quest'ultimo elemento che renderà l'AI sempre più parte integrante del nostro modo di lavorare.